KEARSIPAN

Akusisi Arsip Statis

Akuisisi arsip dilakukan dalam upaya penyelamatan dan pelestarian arsip. Akuisisi ini dilakukan terhadap arsip-arsip lembaga negara, badan pemerintah, lembaga swasta dan juga perorangan yang memiliki nilai guna permanen.

Di Arsip Nasional Republik Indonesia, program Akuisisi dilaksanakan oleh Direktorat Akuisisi. Direktorat Akuisisi dipimpin oleh seorang Direktur yang bertanggung jawab ke Deputi Bidang Konservasi Arsip. Direktorat ini membawahkan:

  • Subdirektorat Akuisisi Arsip Lembaga Negara dan Lembaga Pemerintah;
  • Subdirektorat Akuisisi Arsip Perusahaan;
  • Subdirektorat Akuisisi Arsip Organisasi Masa dan Organisasi Politik; dan
  • Subdirektorat Sejarah Lisan.

Proses penyerahan arsip ke Arsip Nasional pada dasarnya sama dengan pemindahan arsip di instansi yang bersangkutan. Perbedaannya adalah bahwa pada penyerahan arsip ke Arsip Nasional berkaitan dengan penyelamatan arsip statis sedangkan pada pemindahan arsip di instansi tidak berkaitan secara langsung dengan penyelamatan arsip statis.

Terhadap arsip-arsip yang dipertimbangkan tidak memiliki nilai jangka panjang, dapat dilakukan pemusnahan, namun harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku, antara lain:

  • dikonsultasikan dengan Arsip Nasional;

  • dibuatkan Daftar Arsip yang Dimusnahkan;

  • diketahui oleh pejabat yang berwenang;

  • dibuatkan Berita Acara Pemusnahan; dan

  • pemusnahannya harus dilakukan secara tuntas

Mengingat bahwa pemusnahan ini merupakan suatu tindakan yang akan menghilangkan keberadaan sebuah arsip, maka perlu suatu jaminan bahwa tindakan itu dapat dipertanggungjawabkan.

Bagi arsip-arsip yang akan diserahkan ke Arsip Nasional wajib pula diikuti tata cara sebagai bukti pertanggungjawaban telah diserahkannya sejumlah arsip. Tata cara itu sebagai berikut :

  • dibuatkan Daftar Pertelaan Arsip yang Diserahkan;

  • mendapat persetujuan Pimpinan instansi yang bersangkutan; dan

  • didibuatkan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis. Apabila dirasakan perlu, dalam berita acara PenyerahanArsip ini dapat ditentukan syarat-syarat yang mungkin diajukan oleh salah satu pihak.

Dengan selesainya proses penyerahan ini, maka berakhirlah pula kewajiban instansi yang bersangkutan terhadap arsip-arsip yang telah diserahkannya. Arsip Nasional sebagai lembaga yang bertanggung jawab dalam bidang kearsipan statis mengambil alih kewajiban tersebut dan selanjutnya mengelola, memanfaatkan dan menyediakan arsip tersebut sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan bukti perjuangan bangsa. Dengan demikian fungsi arsip tersebut juga berubah, yang sebelumnya berfungsi sebagai penunjang kepentingan instansi yang bersangkutan, kini setelah menjadi arsip statis berfungsi untuk menunjang kepentingan nasional.



Komentar