Pengindeksan dan wakil ringkas dokumen
Wakil ringkas atau pengganti ringkas dokumen (condensed document representations atau condensed document surrogates) terdiri atas sekelompok data bibliografi yang mengidentifikasi dokumen. Wakil ringkas dokumen bisa berbentuk kartu, bisa berbentuk data elektronik yang tersimpan dalam pangkalan data bibliografi. Istilah cantuman bibliografi (bibliographic record) biasanya digunakan untuk wakil dokumen yang berformat elektronik. Katalog perpustakaan adalah kumpulan wakil ringkas dokumen yang ada dalam koleksi perpustakaan. Wakil dokumen ini disusun menurut sistematika yang memperlancar temu kembali. Di samping wakil dokumen dalam katalog perpustakaan juga terdapat rujukan atau acuan (references) yang membantu memperlancar proses temu kembali.
Wakil ringkas dokumen atau cantuman bibliografi tercipta lewat proses pengindeksan.
Pengindeksan terbagi menjadi 2 proses atau tahap:
Pengatalogan deskriptif
Pengindeksan subyek
1.Pengatalogan deskriptif
Hasil dari pengatalogan deskriptif adalah wakil dokumen atau cantuman bibliografi yang terdiri atas:
Deskripsi bibliografi (bibliographic description)
Tajuk-tajuk (headings) atau titik temu (access points) berupa nama orang atau badan korporasi, nama geografi, dan judul. Tidak termasuk titik temu berupa tajuk subyek
A. Deskripsi bibliografi
Deskripsi bibliografi terdiri atas data tentang ciri fisik dokumen yang dicatat dengan mengikuti peraturan ISBD (International Standard Bibliographic Description), jadi dibagi menjadi 8 daerah (area) yang masing-masing terbagi lagi atas beberapa unsur. ISBD diterbitkan oleh IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions) dan telah di-integrasikan dalam pelbagai standar pengatalogan, a.l. dalam AACR2 Part 1.
Sumber informasi utama untuk pembuatan deskripsi bibliografi adalah halaman judul (apabila yang dideskripsikan berbentuk monograf), sebab data bibliografi terpenting seperti umpamanya judul, pengarang, penerbit, tempat terbit dan tahun terbit tercantum di halaman judul (recto dan verso).
B. Tajuk-tajuk
Sesudah deskripsi bibliografi selesai dibuat, pengatalog menetapkan tajuk untuk cantuman bibliografi. Tajuk adalah unsur yang menentukan urutan cantuman dalam katalog. Tajuk juga berfungsi sebagai titik temu atau access point. Tajuk bukan bagian dari deskripsi bibliografi, tetapi bagian/unsur dari cantuman bibliografi.
Tajuk yang ditetapkan pada tahap pengatalogan deskriptif adalah tajuk non-subyek, yaitu:
Tajuk berupa nama pengarang & penanggungjawab lain
Tajuk berupa judul
Tajuk-tajuk ini ada yang merupakan:
Tajuk entri utama (main entry heading)
Tajuk entri tambahan (added entry heading)
Peraturan untuk penentuan tajuk ada dalam AACR2 Part 2.
Tajuk-tajuk harus dikendalikan agar temu kembali tidak terhambat. Proses pengendalian tajuk disebut authority control, dan alat bantunya adalah authority file yang dapat berbentuk daftar tercetak atau pangkalan data (database) buatan perpustakaan nasional. Nama yang tercantum dalam authority file sebagai tajuk seragam (uniform heading) digunakan sebagai tajuk pada cantuman bibliografi. Nama lain dicantumkan pada acuan atau rujukan (reference) yang memandu pemakai ke tajuk seragam. Contoh rujukan yang harus dibuat:
Gus Dur lihat Wahid, Abdurrahman
2.Pengindeksan Subyek
Pengindeksan subyek terdiri atas 2 tahap, yaitu:
Analisis Subyek
Penerjemahan
A. Analisis subyek
Pada tahap ini pengindeks (indexer) mempelajari isi dokumen untuk mengetahui subyek(-subyek) apa saja yang dibahas dalam dokumen. Bagian-bagian yang mendapat perhatian khusus ialah judul dokumen, daftar isi, kata pengantar dan pendahuluan, sebab di bagian-bagian inilah biasanya terdapat informasi yang bermanfaat untuk mendapatkan gambaran tentang pokok-pokok bahasan dokumen. Selain itu “browsing” dalam dokumen juga bisa bermanfaat. Hasil dari analisis ini ialah catatan ringkas tentang subyek-subyek pokok dokumen.
B.Penerjemahan
Pengindeks “menerjemahkan” hasil analisis subyek dengan cara:
mencari dalam bagan klasifikasi (classification scheme, misalnya Dewey Decimal Classification) nomor kelas yang sesuai untuk mewakili subyek dokumen. Nomor kelas ini menjadi unsur pertama dari nomor panggil (call number) apabila di perpustakaan tsb. dokumen disusun menurut subyek.
mencari dalam daftar tajuk subyek (subject headings list misalnya Daftar Tajuk Subyek UI) satu atau lebih tajuk yang sesuai untuk menyatakan subyek dokumen. Tajuk(-tajuk) subyek ini dijadikan tajuk entri tambahan yang memungkinkan pengguna katalog menelusur lewat subyek
Hasil pengindeksan subyek = deskripsi indeks (index description), yaitu deskripsi ringkas isi dokumen.
Wujud atau bentuk konkrit deskripsi indeks = nomor kelas, tajuk subyek, deskriptor
Pada tahap pengindeksan subyek juga perlu dilakukan pengendalian tajuk atau authority control agar penelusuran bisa menghasilkan match. Dalam daftar tajuk subyek tercantum:
istilah yang menjadi tajuk,
istilah yang sinonim yang tidak boleh dipakai sebagai tajuk
istilah (tajuk subyek) yang berhubungan
Untuk membantu pengguna yang mungkin berupaya menelusur lewat istilah sinonim, pengindeks harus membuat rujukan (reference) dari istilah yang tidak boleh dipakai ke istilah yang harus dipakai. Jika TENIS MEJA menjadi tajuk subyek, maka harus ada rujukan dari sinonimnya:
Ping pong lihat TENIS MEJA
Rujukan lain yang perlu dibuat ialah rujukan yang menunjukkan hubungan antar tajuk subyek, misalnya:
OLAHRAGA lihat juga TENIS MEJA
Wakil ringkas atau pengganti ringkas dokumen (condensed document representations atau condensed document surrogates) terdiri atas sekelompok data bibliografi yang mengidentifikasi dokumen. Wakil ringkas dokumen bisa berbentuk kartu, bisa berbentuk data elektronik yang tersimpan dalam pangkalan data bibliografi. Istilah cantuman bibliografi (bibliographic record) biasanya digunakan untuk wakil dokumen yang berformat elektronik. Katalog perpustakaan adalah kumpulan wakil ringkas dokumen yang ada dalam koleksi perpustakaan. Wakil dokumen ini disusun menurut sistematika yang memperlancar temu kembali. Di samping wakil dokumen dalam katalog perpustakaan juga terdapat rujukan atau acuan (references) yang membantu memperlancar proses temu kembali.
Wakil ringkas dokumen atau cantuman bibliografi tercipta lewat proses pengindeksan.
Pengindeksan terbagi menjadi 2 proses atau tahap:
Pengatalogan deskriptif
Pengindeksan subyek
1.Pengatalogan deskriptif
Hasil dari pengatalogan deskriptif adalah wakil dokumen atau cantuman bibliografi yang terdiri atas:
Deskripsi bibliografi (bibliographic description)
Tajuk-tajuk (headings) atau titik temu (access points) berupa nama orang atau badan korporasi, nama geografi, dan judul. Tidak termasuk titik temu berupa tajuk subyek
A. Deskripsi bibliografi
Deskripsi bibliografi terdiri atas data tentang ciri fisik dokumen yang dicatat dengan mengikuti peraturan ISBD (International Standard Bibliographic Description), jadi dibagi menjadi 8 daerah (area) yang masing-masing terbagi lagi atas beberapa unsur. ISBD diterbitkan oleh IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions) dan telah di-integrasikan dalam pelbagai standar pengatalogan, a.l. dalam AACR2 Part 1.
Sumber informasi utama untuk pembuatan deskripsi bibliografi adalah halaman judul (apabila yang dideskripsikan berbentuk monograf), sebab data bibliografi terpenting seperti umpamanya judul, pengarang, penerbit, tempat terbit dan tahun terbit tercantum di halaman judul (recto dan verso).
B. Tajuk-tajuk
Sesudah deskripsi bibliografi selesai dibuat, pengatalog menetapkan tajuk untuk cantuman bibliografi. Tajuk adalah unsur yang menentukan urutan cantuman dalam katalog. Tajuk juga berfungsi sebagai titik temu atau access point. Tajuk bukan bagian dari deskripsi bibliografi, tetapi bagian/unsur dari cantuman bibliografi.
Tajuk yang ditetapkan pada tahap pengatalogan deskriptif adalah tajuk non-subyek, yaitu:
Tajuk berupa nama pengarang & penanggungjawab lain
Tajuk berupa judul
Tajuk-tajuk ini ada yang merupakan:
Tajuk entri utama (main entry heading)
Tajuk entri tambahan (added entry heading)
Peraturan untuk penentuan tajuk ada dalam AACR2 Part 2.
Tajuk-tajuk harus dikendalikan agar temu kembali tidak terhambat. Proses pengendalian tajuk disebut authority control, dan alat bantunya adalah authority file yang dapat berbentuk daftar tercetak atau pangkalan data (database) buatan perpustakaan nasional. Nama yang tercantum dalam authority file sebagai tajuk seragam (uniform heading) digunakan sebagai tajuk pada cantuman bibliografi. Nama lain dicantumkan pada acuan atau rujukan (reference) yang memandu pemakai ke tajuk seragam. Contoh rujukan yang harus dibuat:
Gus Dur lihat Wahid, Abdurrahman
2.Pengindeksan Subyek
Pengindeksan subyek terdiri atas 2 tahap, yaitu:
Analisis Subyek
Penerjemahan
A. Analisis subyek
Pada tahap ini pengindeks (indexer) mempelajari isi dokumen untuk mengetahui subyek(-subyek) apa saja yang dibahas dalam dokumen. Bagian-bagian yang mendapat perhatian khusus ialah judul dokumen, daftar isi, kata pengantar dan pendahuluan, sebab di bagian-bagian inilah biasanya terdapat informasi yang bermanfaat untuk mendapatkan gambaran tentang pokok-pokok bahasan dokumen. Selain itu “browsing” dalam dokumen juga bisa bermanfaat. Hasil dari analisis ini ialah catatan ringkas tentang subyek-subyek pokok dokumen.
B.Penerjemahan
Pengindeks “menerjemahkan” hasil analisis subyek dengan cara:
mencari dalam bagan klasifikasi (classification scheme, misalnya Dewey Decimal Classification) nomor kelas yang sesuai untuk mewakili subyek dokumen. Nomor kelas ini menjadi unsur pertama dari nomor panggil (call number) apabila di perpustakaan tsb. dokumen disusun menurut subyek.
mencari dalam daftar tajuk subyek (subject headings list misalnya Daftar Tajuk Subyek UI) satu atau lebih tajuk yang sesuai untuk menyatakan subyek dokumen. Tajuk(-tajuk) subyek ini dijadikan tajuk entri tambahan yang memungkinkan pengguna katalog menelusur lewat subyek
Hasil pengindeksan subyek = deskripsi indeks (index description), yaitu deskripsi ringkas isi dokumen.
Wujud atau bentuk konkrit deskripsi indeks = nomor kelas, tajuk subyek, deskriptor
Pada tahap pengindeksan subyek juga perlu dilakukan pengendalian tajuk atau authority control agar penelusuran bisa menghasilkan match. Dalam daftar tajuk subyek tercantum:
istilah yang menjadi tajuk,
istilah yang sinonim yang tidak boleh dipakai sebagai tajuk
istilah (tajuk subyek) yang berhubungan
Untuk membantu pengguna yang mungkin berupaya menelusur lewat istilah sinonim, pengindeks harus membuat rujukan (reference) dari istilah yang tidak boleh dipakai ke istilah yang harus dipakai. Jika TENIS MEJA menjadi tajuk subyek, maka harus ada rujukan dari sinonimnya:
Ping pong lihat TENIS MEJA
Rujukan lain yang perlu dibuat ialah rujukan yang menunjukkan hubungan antar tajuk subyek, misalnya:
OLAHRAGA lihat juga TENIS MEJA
Komentar