LAPORAN HASIL OBSERVASI DI BIDANG ARSIP DAERAH SUMATRA UTARA
(BAPERASDASU)
DISUSUN OLEH:MAULANA
BAB I
PENDAHULUAN
1.Latar belakang
Arsip mempunyai arti yang sangat penting , selain dari pada untuk menyusun rencana program pelaksaan kegiatan berikutnya ia juga berfungsi sebagai alat pertanggung jawaban . Karena dengan arsip , dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Selain itu, arsip yang memiliki nilai guna yang tinggi harus terus disimpan dan dipelihara secara permanen oleh lembaga kearsipan karena memiliki nilai sejarah atau historis dan penelitian. Tugas inilah yang harus diemban oleh bidang arsip daerah pada Badan perpustakaan dan Arsip Daerah (BAPERASDA) Sumut, terutama di bidang arsip daerah sebagai salah satu lembaga kearsipan yang bertanggungjawab menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan kearsipan untuk menjamin pemeliharaan arsip , sebagai bahan pertanggungjawaban dan sebagai bahan bukti.
Oleh karena itu, penulis ingin membahas lebih dalam mengenai pengelolaan arsip statis yang dilakukan oleh BAPERASDA Sumut dalam rangka pemeliharaan dan pengamaan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban nasional.
2. Perumusan Masalah
Bagaimana pengelolaan arsip statis di Baperasda Sumut?
3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1.Untuk mengetahui sejarah BAPERASDA
2.Untuk mengetahui visi dan misi organisasi
3.Untuk mengtahui tugas pokok dan fungsinya
4.Untuk mengetahui koleksi-koleksi yang tersedia
5.Untuk mengetahui alat bantu penemuan arsip
6.Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan arsip yang dibutuhkan
7.Untuk mengetahui sistem penataan arsip
8.Untuk mengetahui penyusutan arsip
9.Untuk mengatahui pengamanan dan pemeliharaan arsip
10.Untuk mengetahui kendala dan upaya dalam pengelolaan arsip
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Arsip
Arsip adalah
1.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksaan kegiatan pemerintah.
2.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan fungsinya, maka arsip dapat dibedakan menjadi:
1.Arsip dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan , pelaksanaan, penyelenggaraan kehdupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2.Arsip statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Sedangkan arsip dinamis, dapat dirinci lagi menjadi:
1.Arsip aktif, yaitu arsip yang maish dipergunakan terus-menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/ kantor.
2.Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya di pergunakan sebagai referensi saja.
2. Perbedaan Arsip dengan Perpustakaan
Menurut Sulityo-Basuki (1993: 15-17), perbedaan anatara arsip dan perpustakaan adalah:
ARSIP :
1.Berkas arsip hanya boleh dibaca di tempat setelah mendapat izin dari pihak berwenang.
2.Berkas arsip tidak ditulis oleh pengarang yang berlainan, tetapi dihasilkan dari sebuah proses perkembangan yang memakan waktu yang lama.
3.Bila berkas arsip rusak tidak dapt diganti atau diperoleh dari tempat lain.
4.Ditujukan untuk pengguna khusus seperti peneliti dan sejarahwan.
5.Klasifikasi arsip berdasarkan isi informasinya dalam kaitannya dengan organisasi serta fungsi badan induk tempat arsip bernaung.
6.Sumber Arsip berasal dari arsip-arsip yang berasal dari beberapa instansi yang kemudian di berikan kepada BAPERASDA untuk kemudian di analisa dan di kelola
PERPUSTAKAAN :
1.Fungsi utama perpustakaan adalah menghimpun dan melayankan buku kepada anggotanya
2.Perpustakaan menyimpan buku dan bahan pustaka lainnya yang ditulis oleh pengarang yang berbeda-beda.
3.Buku dianggap sebagai sumber sekunder.
4.Buku yang hilang masih dapat diperolah dalam bentuk aslinya maupun dalam bentuk mikro dari perpustakaan lain atau penerbit.
5.Ditujukan untuk semua lapisan masyarakat.
6.Klasifikasi umumnya menggunakan DDC atau UDC, LC DLL
7.Koleksi nya dapat berasal dari hadiah, pembelian, permintaan DLL
3. Fungsi arsip
Adapun Peranan arsip adalah sebagai dalam suatu organisasi yaitu:
1.Alat utama ingatan organisasi
2.Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3.Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4.Sebagai patokan atau alat ukur kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5.Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
4. Siklus hidup arsip
1.Tahap penciptaan arsip
2.Tahap pengurusan dan
3.Tahap referensi
4.Tahap penyusutan
5.Tahap pemusnahan.
6.Tahap penyimpanan di Unit Kearsipan
7.Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI/Arsip Nasional Daerah.
BAB III
TEKNIK OBSERVASI
1. Tempat dan Waktu Penelitian
Tujuan : mahasiswa mampu memahami penting nya arsip
Tempat : gedung BAPERASDA SUMUT
Tanggal : Tangal 6 Maret 2009
Waktu : Pukul 08:00 – 12:00 WIB
Metode : tugas individual, diskusi, tanya jawab, wawancara
2. Sumber Data
Sumber penelitian berasala dari badan arsip tempat penulis melakukan penelitian yaitu Bidang Arsip Daerah pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumut , yang berlokasi di Jalan Pancing Medan.
3. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah:
1.Wawancara
2.Pengamatan/observasi
3.Tanya jawab
4.Diskusi
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
1 Survei Organisasi
1.A Sejarah Baperasda
Awalnya pada tahun 1994, telah berdiri sebuah kantor arsip daerah yang menjadi cikal-bakal terbentuknyai Badan perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara. Namun sejak tahun 2001 , berdasarkan Perda No.4 Tahun 2001 tentang Pembentukan Lembaga Teknis Daerah Propinsi Sumatera Utara kemudian tata kerja dan organisasinya diatur berdasarkan Keputusan Gubenur Sumatera Utara No. 061.293/K/Tahun 2002, maka terjadi penggabungan antara badan arsip dengan perpustakaan daerah menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara. Dengan adanya pelaksanaan otonomi daerah, maka tugas-tugas yang pada mulanya diemban oleh pusat kini menjadi tanggung jawab badan arsip daerah.
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang memiliki tugas pokok membantu Gubernur dalam pengembangan, pembinaan, pendayagunaan, pelayanan, penyelenggaraan dan pengolahan perpustakaan dan kearsipan daerah. Pada saat ini BAPERASDA terus berupaya membenahi berbagai bidang. Contohnya pembenahan di bidang nonfisik yang sudah dilakukan,antara lain yaitu kesejahteraan pegawai relatif mulai meningkat, kualitas sumber daya para pegawai juga sudah mulai meningkat yang ditandai dengan rata-rata pegawai berijazah sarjana. Kemudian masalah pembinaan pegawaipun terus ditingkatkan. Diharapkan agar ditahun-tahun yang akan datang, Baperasda dapat terus berkembang menjadi pusat informasi yang dapat menyajikan informasi secara cepat dan akurat bagi siapa saja yang membutuhkan, baik itu peneliti maupun masyarakat umum.
1. B Tugas pokok dan fungsi
TUGAS POKOK
1.Badan Perpustakaan dan arsip Daerah adalah Unsur Penunjang Pemerintah Propinsi, dipimpin seorang Kepala yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah.
2. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai tugas membantu Kepala Daerah dalam pengelolaan, pembinaan Perpustakaan dan kearsipan.
3.Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) pasal ini, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah menyelenggarakan fungsi :
a.Pembinaan, pengembangan, dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera;
b.Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera Utara;
c.Pelaksanaan pelayanan perpustakaan dan arsip;
d.Pelaksanaan penyusunan Bibliografi Daerah, Katalog Induk Daerah, Bahan Rujukan berupa Indeks, Bibliografi Subyek, Abstrak, dan Literatur Sekunder lainnya;
e.Pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan penyajian bahan pustaka karya cetak dan karya rekam;
f.Pelaksanaan kerjasama dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, serta pembinaan Sumber Daya Manusia di bidang perpustakaan dan arsip dengan instansi terkait;
g.Pelaksanaan kerjasama di bidang perpustakaan, dokumentasi, informasi serta kearsipan dengan lembaga atau instansi lain;
h.Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan.
1. C Visi dan Misi
VISI
Menjadi pusat informasi Literatur dan sarana belajar sepanjang hayat dalam rangka peningkatan kualitas sumber daya manusia melalui layanan prima
MISI
1.Layanan prima jasa perpustakaan, dokumentasi dan informasi serta kearsipan guna pengembangan kualitas sumber daya manusia.
2.Pembinaan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada Instansi Pemerintah dan Swasta
3.Pelestarian Karya Cetak dan Karya Rekam serta Arsip sebagai hasil karya budaya bangsa
1. D Struktur Organisasi
2 Survei Arsip
2. A Koleksi Arsip
Koleksi arsip yang terdapat di Baperasda Sumut lebih banyak dalam bentuk naskah atau arsip tekstual yaitu sekitar 95% , sedangkan 5% dalam bentuk foto dan film. Akses terhadap arsip bersifat terbuka namun dapat pula bersifat tertutup terutama dalam hal-hal tertentu, misalnya jika arsip tersebut tersebut berdampak terhadap kestabilan politik dan keamanan bangsa, maka tidak dapat menjadi konsumsi publik. Contoh arsip tekstual yang tedapat di badan arsip daerah adalah : arsip pembagian wilayah, arsip-arsip perusahaan (misalnya arsip perusahaan-perusahan Inggris yang diserahkan ke Indonesia pada masa penjajahan Belanda), arsip mengenai kegiatan Kaharudin Nasution, Gubernur Sumatera Utara ke-13 ), dsb. Sedangkan arsip-arsip foto dikumpulkan dalam sebuah ruangan galeri yang berisi foto-foto yang bernilai sejarah. Tidak semua foto bisa dikatakan arsip , karena foto-foto yang dianggap arsip adalah dapat menceritakan suatu peristiwa sejarah dan mungkin tidak akan terulang kembali.
2. B Peralatan dan perlengkapan arsip
Peralatan dan perlengkapan untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
1.Secara manual (manual systems)
2.Secara elektronik (electronic systems)
Beberapa peralatan dan perlengkapan yang tersedia di badan arsip untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip , adalah :
1. Filling Cabinet (Lemari Arsip)
2.Ordner (Map Arsip)
2. C Klasifikasi Arsip
Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan fungsi, kegiatan atau masalah instansi/kantor yang menciptakan
Kegunaan klasifikasi arsip adalah:
a.Untuk mengelompokkan arsip yang urusan/ masalahnya sama dalam satu tempat .
b.Untuk mengatur penyimpanan arsip secara sistematis
c.Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip
1.Jenis klasifikasi
Jenis klasifikasi arsip yang terdapat di badan arsip daerah sumut yaitu berdasarkan masalah (subjek): yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan kepada isi atau pokok masalah.
2. Pola klasifikasi arsip
Pola klasifikasi pada badan arsip disusun berjenjang, yaitu seperti berikut:
Main Subject (Primer)
Sub Subject (Sekunder)
Sub-sub Subject (Tertier)
Ketiga kelompok ini mempunyai hubungan kronologis, dan sistematis satu sama lainnya.
3. Kode Arsip
Kode arsip merupakan tanda pengenal urusan/masalah klasifikasi arsip. Kegunaan kode arsip adalah untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan urusan/masalah lain yang terdapat pada arsip itu sendiri dan merupakan sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak penyimpanan serta penemuannya kembali.
Unsur-unsur kode arsip yang digunakan pada badan arsip daerah adalah kode angka. Urutan angka dimulai dari angka 1(satu) sampai dengan tak terbatas. Misal :
Kepegawaian kode 1
Keuangan kode 2
Materiil kode 3
dst.
2. D Sistem penataan arsip
Sistem penataan arsip (filling systems) adalah kegiatan mengatur dan meyusun arsip secara sitematis, aman dan ekonomis.
Tujuan penataan arsip adalah:
Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan dengan baik sesuai dengan yang telah direncanakan.
Sistem penataan arsip di badan arsip daerah Sumut yaitu menggunakan sistem masalah/perihal/subject filling system. Subject filling system adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan instansi atau perusahaan yang menggunakan sistem ini.
Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya tejadi dalam surat-surat setiap harinya.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut daftar indeks. Daftar indeks adalah suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
Persiapan penataan arsip berdasarkan masalah:
1.menyusun daftar indeks
2.menyiapkan kartu indeks
3.menyiapkan peralatan arsip
2. E Penyusutan arsip
Masalah penyusutan arsip dinamis, seperti:
1.Kurang adanya kesadaran untuk menyerahkan arsip kepada ANRI
2.Perlakuan yang sama antara arsip penting dengan tidak penting
3.Kemampuan SDM yang kurang
Dalam penyusutan arsip diinamis harus selalu berpedoman kepada:
1. UU No 7/1971, tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
2. PP No 34/1979, tentang Penyusutan Arsip (Dinamis)
3. SE Ka ANRI No. SE/01/1981, tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan PP tentang penyusutan arsip dinamis. (bagi instansi yang belum memiliki JRA)
4. SE Ka ANRI No. SE/02/1983, tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip.
5. Peraturan Pemerintah No 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip Bab I Pasal 2 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-masing
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI
Dengan demikian inti dari penyusutan arsip adalah upaya pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan
Dari pengertian penyusutan arsip di atas ada beberapa hal yang perlu ditelaah dan dijelaskan lebih lanjut baik menyangkut komponen serta persyaratan yang perlu dipenuhi.
1.Memindahkan arsip
2.Memusnahkan arsip
2. F Pengamanan dan pemeliharaan arsip
Badan arsip hanya berkewajiban melakukan penyelamatan arsip-arsip statis (arsip permanen) karena Badan arsip daerah tidak menciptakan arsip. Dengan melakukan pengamanan dan pemeliharaan secara terus menerus agar arsip tersebut dapat menjadi bukti pertanggungjawaban nasional bagi generasi yang akan datang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam daur hidup arsip berikut ini:
1.Pengamanan arsip
Secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Yang dapat disebabkan oleh faktorinternal dan eksternal:
A.faktor internal
Kualitas kertas
Tinta
Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas
A.Faktor eksternal
kelembaban udara
sinar matahari
debu
jamur dan sejenisnya
serangga, kutu, serta sejenisnya.
2. Pemeliharaan arsip
Usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam rangka pemeliharaan meliputi:
A.Pengaturan ruangan
B.Tempat penyimpanan arsip
C.Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
D.Pencegahan
2. G Kendala dalam pengelolaan arsip
Kendala-kendala yang dihadapi badan arsip daerah Sumut adalah:
1.Koleksi arsip masih sedikit karena masih banyak instansi atau lembaga yang belum menyerahkan arsip mereka ke badan arsip daerah.
2.Koleksi arsip kebanyakan berupa naskah atau arsip tekstual, sedangkan arsip elektronik belum berkembang. Hanya ada sebuah database sederhana mengenai keterangan arsip. Kendala-kendala dalam pengembangan arsip elektronik salah satunya adalah sering padamnya aliran listrik, dana yang belum memadai, serta SDM yang terbatas.
3.Pemanfaatan badan arsip sebagai pusat informasi masih sangat minim. Pengguna arsip kebanyakan pendidik dan sejarahwan, sedangkan masyarakat umum masih jarang. Hal ini disebabkan karena keberadaan arsip di Sumut masih tersimpan di banyak tempat. Keberadaan arsip tidak berada dalam satu tempat,
4.Sumberdaya manusia dalam bidang kearsipan masih kurang memadai
BAB V
KESIMPULAN
3 Kesimpulan
Setelah melakukan obesrvasi pada badan arsip daerah Sumut, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1.Badan arsip bukanlah badan yang menciptakan arsip tapi mengkhusukan diri sebagai badan yang menyelamatan arsip-arsip yang memiliki nilai guna sejarah dan penelitian sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional pada generasi yang akan datang.
2.Koleksi yang tersedia kebanyakan adalah arsip berbentuk teks (naskah), yaitu sekitar 95%, sedangkan sisanya adalah arsip foto dan film
3.Peralatan dan perlengkapan arsip yang tersedia pada BAPERASDA seperti filling cabinet, ordner, lemari arsip, dsb.
4.Kode klasifikasi yang digunakan adalah kode angka dan kode tersebut berdasarkan bidang kerja.
5.Sistem penataan arsip (filling system) yang digunakan adalah berdasarkan masalah atau subject filling system.
6.Pengamanan arsip dapat dilihat dari pengamanan informasi melalui UU sedangkan pemeliharan arsip dilihat dari segi pengaturan ruangan, tempat penyimpanan, larangan-larangan yang diberlakukan, kebersihannya. Pencegahan kerusakan arsip dilakukan dengan penggunaan AC, fumigasi dan restorasi.
7.Kendala-kendala yang dihadapi saat ini adalah koleksi arsip masih sedikit karenabelum adnya kesadaran dari beberapa badan organisasi yang belum menyerahkan arsipnya, dan selain itu arsip elektronik juga belum berkembang, pemanfaatan badan arsip masih minim, SDM di bidang kearsipan masih terbatas.
8.Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala-kendala tersebut adalah dengan membangun jaringan kerjasama, meingkatkan kemampuan SDM kearsipan, menyediakan peralatan TI, dan yang pastinya terus menerus melakukan pembenahan agar BAPERASDA dapat lebih berdaya guna
DAFTAR PUSTAKA
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia.
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumut.
http://www.pustakasumut.com/profil.php
Baperasda Sumut Raih ISO 9001:2000. http://beritasore.com/2008/11/29/baperasda-sumut-raih-iso-90012000/
Hasugian, Jonner. 2003. Pengantar Kearsipan.
http://library.usu.ac.id
Koleksi Penting Terancam Musnah
http://www.kompas.com/read/xml/2008/11/25/20270597/Koleksi.Penting.Terancam.Musnah.
Penyusutan arsip.
http://arsiparis.blogspot.com/2008/03/penyusutan-arsip.html
Rusdi. 2007. Pemeliharaan dan perawatan arsip. http://arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.perawatanarsip.pdf
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju.
Records Life Cycle.svg. http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/ac/Record_Life_Cycle.svg
(BAPERASDASU)
DISUSUN OLEH:MAULANA
BAB I
PENDAHULUAN
1.Latar belakang
Arsip mempunyai arti yang sangat penting , selain dari pada untuk menyusun rencana program pelaksaan kegiatan berikutnya ia juga berfungsi sebagai alat pertanggung jawaban . Karena dengan arsip , dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Selain itu, arsip yang memiliki nilai guna yang tinggi harus terus disimpan dan dipelihara secara permanen oleh lembaga kearsipan karena memiliki nilai sejarah atau historis dan penelitian. Tugas inilah yang harus diemban oleh bidang arsip daerah pada Badan perpustakaan dan Arsip Daerah (BAPERASDA) Sumut, terutama di bidang arsip daerah sebagai salah satu lembaga kearsipan yang bertanggungjawab menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan kearsipan untuk menjamin pemeliharaan arsip , sebagai bahan pertanggungjawaban dan sebagai bahan bukti.
Oleh karena itu, penulis ingin membahas lebih dalam mengenai pengelolaan arsip statis yang dilakukan oleh BAPERASDA Sumut dalam rangka pemeliharaan dan pengamaan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban nasional.
2. Perumusan Masalah
Bagaimana pengelolaan arsip statis di Baperasda Sumut?
3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1.Untuk mengetahui sejarah BAPERASDA
2.Untuk mengetahui visi dan misi organisasi
3.Untuk mengtahui tugas pokok dan fungsinya
4.Untuk mengetahui koleksi-koleksi yang tersedia
5.Untuk mengetahui alat bantu penemuan arsip
6.Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan arsip yang dibutuhkan
7.Untuk mengetahui sistem penataan arsip
8.Untuk mengetahui penyusutan arsip
9.Untuk mengatahui pengamanan dan pemeliharaan arsip
10.Untuk mengetahui kendala dan upaya dalam pengelolaan arsip
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Arsip
Arsip adalah
1.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksaan kegiatan pemerintah.
2.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan fungsinya, maka arsip dapat dibedakan menjadi:
1.Arsip dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan , pelaksanaan, penyelenggaraan kehdupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2.Arsip statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Sedangkan arsip dinamis, dapat dirinci lagi menjadi:
1.Arsip aktif, yaitu arsip yang maish dipergunakan terus-menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/ kantor.
2.Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya di pergunakan sebagai referensi saja.
2. Perbedaan Arsip dengan Perpustakaan
Menurut Sulityo-Basuki (1993: 15-17), perbedaan anatara arsip dan perpustakaan adalah:
ARSIP :
1.Berkas arsip hanya boleh dibaca di tempat setelah mendapat izin dari pihak berwenang.
2.Berkas arsip tidak ditulis oleh pengarang yang berlainan, tetapi dihasilkan dari sebuah proses perkembangan yang memakan waktu yang lama.
3.Bila berkas arsip rusak tidak dapt diganti atau diperoleh dari tempat lain.
4.Ditujukan untuk pengguna khusus seperti peneliti dan sejarahwan.
5.Klasifikasi arsip berdasarkan isi informasinya dalam kaitannya dengan organisasi serta fungsi badan induk tempat arsip bernaung.
6.Sumber Arsip berasal dari arsip-arsip yang berasal dari beberapa instansi yang kemudian di berikan kepada BAPERASDA untuk kemudian di analisa dan di kelola
PERPUSTAKAAN :
1.Fungsi utama perpustakaan adalah menghimpun dan melayankan buku kepada anggotanya
2.Perpustakaan menyimpan buku dan bahan pustaka lainnya yang ditulis oleh pengarang yang berbeda-beda.
3.Buku dianggap sebagai sumber sekunder.
4.Buku yang hilang masih dapat diperolah dalam bentuk aslinya maupun dalam bentuk mikro dari perpustakaan lain atau penerbit.
5.Ditujukan untuk semua lapisan masyarakat.
6.Klasifikasi umumnya menggunakan DDC atau UDC, LC DLL
7.Koleksi nya dapat berasal dari hadiah, pembelian, permintaan DLL
3. Fungsi arsip
Adapun Peranan arsip adalah sebagai dalam suatu organisasi yaitu:
1.Alat utama ingatan organisasi
2.Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3.Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4.Sebagai patokan atau alat ukur kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5.Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
4. Siklus hidup arsip
1.Tahap penciptaan arsip
2.Tahap pengurusan dan
3.Tahap referensi
4.Tahap penyusutan
5.Tahap pemusnahan.
6.Tahap penyimpanan di Unit Kearsipan
7.Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI/Arsip Nasional Daerah.
BAB III
TEKNIK OBSERVASI
1. Tempat dan Waktu Penelitian
Tujuan : mahasiswa mampu memahami penting nya arsip
Tempat : gedung BAPERASDA SUMUT
Tanggal : Tangal 6 Maret 2009
Waktu : Pukul 08:00 – 12:00 WIB
Metode : tugas individual, diskusi, tanya jawab, wawancara
2. Sumber Data
Sumber penelitian berasala dari badan arsip tempat penulis melakukan penelitian yaitu Bidang Arsip Daerah pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumut , yang berlokasi di Jalan Pancing Medan.
3. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah:
1.Wawancara
2.Pengamatan/observasi
3.Tanya jawab
4.Diskusi
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
1 Survei Organisasi
1.A Sejarah Baperasda
Awalnya pada tahun 1994, telah berdiri sebuah kantor arsip daerah yang menjadi cikal-bakal terbentuknyai Badan perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara. Namun sejak tahun 2001 , berdasarkan Perda No.4 Tahun 2001 tentang Pembentukan Lembaga Teknis Daerah Propinsi Sumatera Utara kemudian tata kerja dan organisasinya diatur berdasarkan Keputusan Gubenur Sumatera Utara No. 061.293/K/Tahun 2002, maka terjadi penggabungan antara badan arsip dengan perpustakaan daerah menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara. Dengan adanya pelaksanaan otonomi daerah, maka tugas-tugas yang pada mulanya diemban oleh pusat kini menjadi tanggung jawab badan arsip daerah.
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang memiliki tugas pokok membantu Gubernur dalam pengembangan, pembinaan, pendayagunaan, pelayanan, penyelenggaraan dan pengolahan perpustakaan dan kearsipan daerah. Pada saat ini BAPERASDA terus berupaya membenahi berbagai bidang. Contohnya pembenahan di bidang nonfisik yang sudah dilakukan,antara lain yaitu kesejahteraan pegawai relatif mulai meningkat, kualitas sumber daya para pegawai juga sudah mulai meningkat yang ditandai dengan rata-rata pegawai berijazah sarjana. Kemudian masalah pembinaan pegawaipun terus ditingkatkan. Diharapkan agar ditahun-tahun yang akan datang, Baperasda dapat terus berkembang menjadi pusat informasi yang dapat menyajikan informasi secara cepat dan akurat bagi siapa saja yang membutuhkan, baik itu peneliti maupun masyarakat umum.
1. B Tugas pokok dan fungsi
TUGAS POKOK
1.Badan Perpustakaan dan arsip Daerah adalah Unsur Penunjang Pemerintah Propinsi, dipimpin seorang Kepala yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah.
2. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai tugas membantu Kepala Daerah dalam pengelolaan, pembinaan Perpustakaan dan kearsipan.
3.Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) pasal ini, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah menyelenggarakan fungsi :
a.Pembinaan, pengembangan, dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera;
b.Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera Utara;
c.Pelaksanaan pelayanan perpustakaan dan arsip;
d.Pelaksanaan penyusunan Bibliografi Daerah, Katalog Induk Daerah, Bahan Rujukan berupa Indeks, Bibliografi Subyek, Abstrak, dan Literatur Sekunder lainnya;
e.Pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan penyajian bahan pustaka karya cetak dan karya rekam;
f.Pelaksanaan kerjasama dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, serta pembinaan Sumber Daya Manusia di bidang perpustakaan dan arsip dengan instansi terkait;
g.Pelaksanaan kerjasama di bidang perpustakaan, dokumentasi, informasi serta kearsipan dengan lembaga atau instansi lain;
h.Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan.
1. C Visi dan Misi
VISI
Menjadi pusat informasi Literatur dan sarana belajar sepanjang hayat dalam rangka peningkatan kualitas sumber daya manusia melalui layanan prima
MISI
1.Layanan prima jasa perpustakaan, dokumentasi dan informasi serta kearsipan guna pengembangan kualitas sumber daya manusia.
2.Pembinaan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada Instansi Pemerintah dan Swasta
3.Pelestarian Karya Cetak dan Karya Rekam serta Arsip sebagai hasil karya budaya bangsa
1. D Struktur Organisasi
2 Survei Arsip
2. A Koleksi Arsip
Koleksi arsip yang terdapat di Baperasda Sumut lebih banyak dalam bentuk naskah atau arsip tekstual yaitu sekitar 95% , sedangkan 5% dalam bentuk foto dan film. Akses terhadap arsip bersifat terbuka namun dapat pula bersifat tertutup terutama dalam hal-hal tertentu, misalnya jika arsip tersebut tersebut berdampak terhadap kestabilan politik dan keamanan bangsa, maka tidak dapat menjadi konsumsi publik. Contoh arsip tekstual yang tedapat di badan arsip daerah adalah : arsip pembagian wilayah, arsip-arsip perusahaan (misalnya arsip perusahaan-perusahan Inggris yang diserahkan ke Indonesia pada masa penjajahan Belanda), arsip mengenai kegiatan Kaharudin Nasution, Gubernur Sumatera Utara ke-13 ), dsb. Sedangkan arsip-arsip foto dikumpulkan dalam sebuah ruangan galeri yang berisi foto-foto yang bernilai sejarah. Tidak semua foto bisa dikatakan arsip , karena foto-foto yang dianggap arsip adalah dapat menceritakan suatu peristiwa sejarah dan mungkin tidak akan terulang kembali.
2. B Peralatan dan perlengkapan arsip
Peralatan dan perlengkapan untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
1.Secara manual (manual systems)
2.Secara elektronik (electronic systems)
Beberapa peralatan dan perlengkapan yang tersedia di badan arsip untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip , adalah :
1. Filling Cabinet (Lemari Arsip)
2.Ordner (Map Arsip)
2. C Klasifikasi Arsip
Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan fungsi, kegiatan atau masalah instansi/kantor yang menciptakan
Kegunaan klasifikasi arsip adalah:
a.Untuk mengelompokkan arsip yang urusan/ masalahnya sama dalam satu tempat .
b.Untuk mengatur penyimpanan arsip secara sistematis
c.Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip
1.Jenis klasifikasi
Jenis klasifikasi arsip yang terdapat di badan arsip daerah sumut yaitu berdasarkan masalah (subjek): yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan kepada isi atau pokok masalah.
2. Pola klasifikasi arsip
Pola klasifikasi pada badan arsip disusun berjenjang, yaitu seperti berikut:
Main Subject (Primer)
Sub Subject (Sekunder)
Sub-sub Subject (Tertier)
Ketiga kelompok ini mempunyai hubungan kronologis, dan sistematis satu sama lainnya.
3. Kode Arsip
Kode arsip merupakan tanda pengenal urusan/masalah klasifikasi arsip. Kegunaan kode arsip adalah untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan urusan/masalah lain yang terdapat pada arsip itu sendiri dan merupakan sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak penyimpanan serta penemuannya kembali.
Unsur-unsur kode arsip yang digunakan pada badan arsip daerah adalah kode angka. Urutan angka dimulai dari angka 1(satu) sampai dengan tak terbatas. Misal :
Kepegawaian kode 1
Keuangan kode 2
Materiil kode 3
dst.
2. D Sistem penataan arsip
Sistem penataan arsip (filling systems) adalah kegiatan mengatur dan meyusun arsip secara sitematis, aman dan ekonomis.
Tujuan penataan arsip adalah:
Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan dengan baik sesuai dengan yang telah direncanakan.
Sistem penataan arsip di badan arsip daerah Sumut yaitu menggunakan sistem masalah/perihal/subject filling system. Subject filling system adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan instansi atau perusahaan yang menggunakan sistem ini.
Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya tejadi dalam surat-surat setiap harinya.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut daftar indeks. Daftar indeks adalah suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
Persiapan penataan arsip berdasarkan masalah:
1.menyusun daftar indeks
2.menyiapkan kartu indeks
3.menyiapkan peralatan arsip
2. E Penyusutan arsip
Masalah penyusutan arsip dinamis, seperti:
1.Kurang adanya kesadaran untuk menyerahkan arsip kepada ANRI
2.Perlakuan yang sama antara arsip penting dengan tidak penting
3.Kemampuan SDM yang kurang
Dalam penyusutan arsip diinamis harus selalu berpedoman kepada:
1. UU No 7/1971, tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
2. PP No 34/1979, tentang Penyusutan Arsip (Dinamis)
3. SE Ka ANRI No. SE/01/1981, tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan PP tentang penyusutan arsip dinamis. (bagi instansi yang belum memiliki JRA)
4. SE Ka ANRI No. SE/02/1983, tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip.
5. Peraturan Pemerintah No 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip Bab I Pasal 2 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-masing
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI
Dengan demikian inti dari penyusutan arsip adalah upaya pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan
Dari pengertian penyusutan arsip di atas ada beberapa hal yang perlu ditelaah dan dijelaskan lebih lanjut baik menyangkut komponen serta persyaratan yang perlu dipenuhi.
1.Memindahkan arsip
2.Memusnahkan arsip
2. F Pengamanan dan pemeliharaan arsip
Badan arsip hanya berkewajiban melakukan penyelamatan arsip-arsip statis (arsip permanen) karena Badan arsip daerah tidak menciptakan arsip. Dengan melakukan pengamanan dan pemeliharaan secara terus menerus agar arsip tersebut dapat menjadi bukti pertanggungjawaban nasional bagi generasi yang akan datang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam daur hidup arsip berikut ini:
1.Pengamanan arsip
Secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Yang dapat disebabkan oleh faktorinternal dan eksternal:
A.faktor internal
Kualitas kertas
Tinta
Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas
A.Faktor eksternal
kelembaban udara
sinar matahari
debu
jamur dan sejenisnya
serangga, kutu, serta sejenisnya.
2. Pemeliharaan arsip
Usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam rangka pemeliharaan meliputi:
A.Pengaturan ruangan
B.Tempat penyimpanan arsip
C.Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
D.Pencegahan
2. G Kendala dalam pengelolaan arsip
Kendala-kendala yang dihadapi badan arsip daerah Sumut adalah:
1.Koleksi arsip masih sedikit karena masih banyak instansi atau lembaga yang belum menyerahkan arsip mereka ke badan arsip daerah.
2.Koleksi arsip kebanyakan berupa naskah atau arsip tekstual, sedangkan arsip elektronik belum berkembang. Hanya ada sebuah database sederhana mengenai keterangan arsip. Kendala-kendala dalam pengembangan arsip elektronik salah satunya adalah sering padamnya aliran listrik, dana yang belum memadai, serta SDM yang terbatas.
3.Pemanfaatan badan arsip sebagai pusat informasi masih sangat minim. Pengguna arsip kebanyakan pendidik dan sejarahwan, sedangkan masyarakat umum masih jarang. Hal ini disebabkan karena keberadaan arsip di Sumut masih tersimpan di banyak tempat. Keberadaan arsip tidak berada dalam satu tempat,
4.Sumberdaya manusia dalam bidang kearsipan masih kurang memadai
BAB V
KESIMPULAN
3 Kesimpulan
Setelah melakukan obesrvasi pada badan arsip daerah Sumut, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1.Badan arsip bukanlah badan yang menciptakan arsip tapi mengkhusukan diri sebagai badan yang menyelamatan arsip-arsip yang memiliki nilai guna sejarah dan penelitian sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional pada generasi yang akan datang.
2.Koleksi yang tersedia kebanyakan adalah arsip berbentuk teks (naskah), yaitu sekitar 95%, sedangkan sisanya adalah arsip foto dan film
3.Peralatan dan perlengkapan arsip yang tersedia pada BAPERASDA seperti filling cabinet, ordner, lemari arsip, dsb.
4.Kode klasifikasi yang digunakan adalah kode angka dan kode tersebut berdasarkan bidang kerja.
5.Sistem penataan arsip (filling system) yang digunakan adalah berdasarkan masalah atau subject filling system.
6.Pengamanan arsip dapat dilihat dari pengamanan informasi melalui UU sedangkan pemeliharan arsip dilihat dari segi pengaturan ruangan, tempat penyimpanan, larangan-larangan yang diberlakukan, kebersihannya. Pencegahan kerusakan arsip dilakukan dengan penggunaan AC, fumigasi dan restorasi.
7.Kendala-kendala yang dihadapi saat ini adalah koleksi arsip masih sedikit karenabelum adnya kesadaran dari beberapa badan organisasi yang belum menyerahkan arsipnya, dan selain itu arsip elektronik juga belum berkembang, pemanfaatan badan arsip masih minim, SDM di bidang kearsipan masih terbatas.
8.Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala-kendala tersebut adalah dengan membangun jaringan kerjasama, meingkatkan kemampuan SDM kearsipan, menyediakan peralatan TI, dan yang pastinya terus menerus melakukan pembenahan agar BAPERASDA dapat lebih berdaya guna
DAFTAR PUSTAKA
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia.
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumut.
http://www.pustakasumut.com/profil.php
Baperasda Sumut Raih ISO 9001:2000. http://beritasore.com/2008/11/29/baperasda-sumut-raih-iso-90012000/
Hasugian, Jonner. 2003. Pengantar Kearsipan.
http://library.usu.ac.id
Koleksi Penting Terancam Musnah
http://www.kompas.com/read/xml/2008/11/25/20270597/Koleksi.Penting.Terancam.Musnah.
Penyusutan arsip.
http://arsiparis.blogspot.com/2008/03/penyusutan-arsip.html
Rusdi. 2007. Pemeliharaan dan perawatan arsip. http://arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.perawatanarsip.pdf
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju.
Records Life Cycle.svg. http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/ac/Record_Life_Cycle.svg
Komentar