Fungsional Requirement Electronic Record Management System (ERMS) mengacu kepada International Council on Archives (ICA) yaitu dokumen Principles and Functional Requirements. Pada dokumen Principles and Functional Requirements ini terdapat tiga modul yaitu :
- Overview and Statements of principles
- Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems
- Guidelines and Functional Requirements for Records in Buisness Systems
Modul 1 menjelaskan mengenai batasan serta pengertian tentang prinsip ERMS
Modul 2 menjelaskan Fungsional Requirement untuk ERMS
Modul 3 menjelaskan Fungsional Requirement ERMS untuk aplikasi bisnis
Fungsional Requirement yang akan dibahas pada tulisan ini adalah mengacu pada Modul 2 yaitu “Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems”. Fungsional Requirement dibagi kedalam empat bagian yaitu :
1. Create
- Capture
- Identification
- Classification
2. Maintain
- Control and security
- Hybrid Records
- Retention, migration dan disposal
3. Disseminate
- Search, retrieve dan render
4. Administer
- Administratif function
Dibawah ini adalah model high-level dari Fungsional Requirement ERMS
Model Functional Req ERMS
Fungsional Requirement
Seperti telah dijelaskan di atas bahwa fungsional requirement dibagi ke dalam 4 bagian sesuai dengan konsep dan proses record manajemen. Fungsional requirement memfokuskan pada hasil yang dibutuhkan untuk memastikan apakah records telah di manage dengan benar. Fungsional requirement ini tidak mencakup kebijakan serta prosedur pelaksanaan system ini jika akan diterapkan, jadi perlu adanya kebijakan dan prosedur pelaksanaan serta penggunaan agar system ini dapat digunakan sesuai dengan tatanan dan kaidah yang berlaku.
Adapun fungsional requirement ERMS secara garis besar dapat dijabarkan sebagai berikut :
- Capture
o Proses capture
o Point of capture metadata
o Agregasi metadata elektronik
o Bulk importing
o Format document elektronik
o Compound records
o Email
- Identification
- Classification
o Menetapkan skema klasifikasi
o Level klasifikasi
o Proses klasifikasi
o Volume record
- Managing Authentic and Reliable Records
o Access and security
o Access controls
o Establishing security control
o Assigning security levels
o Executing security controls
o Security categories
o Records management process metadata
o Tracking record movement
- Hybrid Records Management
o Manajemen elektronik dan non-elektronik record
- Retention and Disposal
o Disposition authorities
o Migration, export and destruction
o Retention and disposal untuk record elektronik dan non-elektronik
- Search, Retrieve and Render
o Rendering: displaying records
o Rendering: printing
o Rendering: redacting records
o Rendering: other
o Rendering: re-purposing content
- Administration
o Administrator function
o Metadata administration
o Reporting
o Back-up and recovery
Komentar