ELEKTRONIK MANAJEMEN ARSIP
A. KONSEP ELEKTRONIK MANAJEMEN ARSIP
Sistem informasi manajemen adalah ‘sebuah metode formal untuk menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen, yang diperlukan untuk mempermudaj proses pengambilan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian, dan operasioanl organisasi yang bersangkutan dapat dilaksanakan secara efektif’ (JAMES a.f. Stoner / Charles Wankel, Manajemen, hal:296).
Arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) adalah arsip – arsip yang diolah dan disimpan dalam satu format dimana hanya mesin computer yang hanya bisa memprosesnya.
Sedangkan menurut Australian Archives, arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara, sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfe dan diolah di dalam dan diantara system computer
Elektronik manajemen arsip adalah sebuah metode formal untuk menyediakan, menangani penyimpanan arsip yang akurat dan tepat waktu, yang diperlukan untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian, dan operasioanl organisasi yang bersangkutan dapat dilaksanakan secara efektif dalam bentuk data dan images berbasis digital.
Tujuan penggunaan teknologi otomasi/komputerisasi dalam sistem informasi manajemen dan ukuran keberhasilannya. Tujuan sistem informasi manajemen adalah ‘memberikan informasi yang benar, dan pada waktu yang tepat kepada pimpinan/manajer’. Dalam rancangan/mendesain ataupun usaha ke arah penyempurnaan sistem informasi ada hal-hal yang perlu diperhatikan, yaitu apakah manfaat dari sistem informasi itu dapat membenarkan atau sebanding dengan biaya yang timbul. Akan tetapi, efisien dan efektif terkadang tidak dapat dipertemukan, kefektifan biaya dari suatu nilai informasi itu sulit dikualifikasi. Jadi, ukuran nilai tidak semata-mata terletak pada berapa besar biayanya, namun terletak pada berapa besar peran serta sistem informasi dalam penyempurnaan kegiatan organisasi. Sekarang kita lihat, apa hubungannya antara manajemen kearsipan dengan sistem informasi manajemen, dan bagaimana arsip dapat diubah aset yang bernilai jual.
Hubungan antara menajemen kearsipan dengan sistem informasi manajemen dapat dilihat pada dua hal seperti dikatakan oleh Milburn D. Smith dalam Information And Records Management, yaitu pertama manajemen arsip dinamis makin menaruh perhatian yang tinggi dengan digunakannya sistem informasi manajemen
terkomputerisasi pada penyimpanan dan penemuan kembali informasi, dan kedua bahwa sistem informasi manajemen tidak hanya bergantung pada keahlian komputer saja tetapi lebih dari itu bahwa masih diperlukan lagi petugas yang mengelola informasi secara keseluruhan di suatu organisasi. Sehingga dapat dikatakan bahwa manajemen arsip dinamis merupakan fungsi khusus yang sangat menentukan dalam mendukung pengambilan keputusan yaitu dengan penyimpanan fisik arsip dan penemuan kembalinya. Jadi otomasi akan berjalan bila sistem manual telah tertata baik.
Data arsip elektronik disimpan dalam komputer dalam bentuk denyut elektronik atau magnetik yang tidak dapat disaksikan oleh mata manusia. Denyutan tersebut menghasilkan tanda pengenal yang cocok untuk sistem binary yang menjadi dasar pencatatan dan penyimpanan data komputer.
Kode binary yang sering dipakai adalah EBCDIC (Extend Binary Coded Decimal Interchange) sehingga arsip elektronik yang berisi informasi yang disimpan secara elektronik dalam berbagai format fisiknya seperti pita magnetis, disk, optical disk dsb. Dalam bidang kearsipan komputer digunakan untuk mengendalikan arsip (records control), dan menciptakan arsip (generated records) (Djoko Oetomo, 1993).
Demikian pula seperti yang dikatakan oleh Yulianti K. Parani dalam makalahnya Penyelamatan Sumber Sejarah dari Tata Kearsipan Elektronik, bahwa ‘komputerisasi kearsipan’ meliputi:
1. Tata perkantoran
• Words processing
• Electronic mail
• Keuangan dan kepegawaian
2. Sistem informasi
• Pengendalian (penyusutan, lokasi arsip, penilikan arsip, dan peminjaman arsip)
• Jalan masuk
• Inventaris
Ron Elliot dalam Seminar on Records Management yang diselenggarakan oleh CIDA – ASEAN dengan judul makalah Automation in Records Management, menyatakan bahwa implikasiotomasi dalam manajemen arsip dinamis berperan dalam:
1. Information integrity
2. Finding files (indexing)
3. Security and privacy
4. Archival aspects (historical value)
5. Scheduling/disposal
6. Corporate level retrieval
7. Link to paper files
8. Back ups
B. PENERAPAN MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIKA
Penataan dan penyimpanan dokumen seringkali merupakan prioritas terakhir, tidak heran karena masih banyak orang menganggap hal tersebut kurang penting. Padahal tanpa penataan dan penyimpanan yang baik, kita bisa kehilangan kesempatan akibat informasi yang hilang atau terlambat.
Pertumbuhan dokumen semakin hari semakin meningkat demikian pula kertas-kertas telegram sesuai dengan perkembangan suatu organisasi. Apalagi beberapa jenis dokumen seperti kertas telegram yang digunakan oleh Satopskom Diskomlekal sebagai kertas untuk kirim/terima berita baik untuk rahasia maupun biasa yang disimpan sampai lebih dari 10 tahun mengakibatkan kebutuhan ruangan penyimpanan yang semakin luas dan memerlukan biaya tinggi. Dapat dibayangkan ketika salah satu dokumen itu diperlukan, bagaimana mencarinya dan dalam waktu beberapalama.
Oleh karena itu pengelolaan dokumen merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efisiensi kerja.
Mempelajari kebutuhan pengarsipan organisasi pada masa kini telah dibuat sistem dengan menggunakan peralatan elektronik (hardware maupun software) dalam mengalihmediakan kertas telegram sebagai hardcopy kebentuk dokumen elektronik atau digital.
Dalam pelaksanaan alih media tersebut dibutuhkan suatu peralatan pada kondisi minimal sebagai berikut :
a. Personal Komputer, spesifikasi :
• Processor Intel P4 2,8 HT
• Mainboard Asus P4 P 800
• Memori DDRAM 512x2 PC 2700
• HDD Seagate 80 GB
• FDD Panasonic 3,5 “
• CDROM Asus 52 x, VGA Geforce 2
• Monitoring Samsung 15"
b. Sistem Operasi : Win 2000/XP Pro
c. Software Aplikasi PC :
• Microsof Office 2000
• Visual Basic ver 6.0
• Password
• Adhop photo shop
d. Scanner, spesifikasi :
• Scanning : CCD
• Optical res. 2400 x 4800 dpi
• Max resolution 9600 dpi
• 48 bit color processing
• USB interface
• Speed : A4/600 dpi 4,5 msec/line
• Fare Technology
• Built in. Film Adapter
e. Printer HP Laser Jet 1010
f. CD Read/write
C. PERANAN, KELEBIHAN DAN KEKURANGAN MANAJEMEN ARSIP DIGIT
Pada bidang kearsipan teknologi informasi telah berperan penting dengan ditandai munculnya Electronic Document (e-doc) atau Arsip Digital yang merupakan bagian dari arsip media baru.
Electronic Document (e-doc) atau Arsip Digital adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog maupun digital yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik lain. Informasi yang dimaksud tersebut bisa berupa tulisan, suara, gambar, foto, atau perforasi yang memiliki suatu makna tertentu.
Setiap institusi formal, baik pemerintah maupun swasta, kegiatannya biasanya akan menghasilkan arsip. Arsip ini berisi rekaman informasi seputar kegiatan tersebut dan juga merupakan memori institusi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar tetap terjaga keutuhan informasinya.
Kelebihan Manajemen Arsip Digital :
1. Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip.
2. Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dll.
3. Pengoperasian sangat mudah.
4. Tempatnya access control (password)
5. Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus
6. Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak
7. Adanya fasilitas antivirus.
8. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
9. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
10. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
11. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
12. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
13. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
Kekurangan Manajemen Arsip Digital :
1. Sangat tergantung pada hubungan listrik.
2. SDM harus mampu mengoperasikan komputer.
3. Rentan terhadap virus komputer
D. INSTITUSI YANG SUDAH MENGGUNAKAN SISTIM ELEKTRONIK MANAJEMEN ARSIP
1. Abbotsleigh School Archives in Wahroonga, New South Wales
2. American Association for the Advancement of Science (AAAS) Archives
3. Archives and Research Centre for Ethnomusicology
4. Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) Yogyakarta Indonesia
5. Ateneo de Manila University – Rizal Library
6. Australian Institute of Aboriginal and Torres Strait Islander Studies (AIATSIS)-Archives
7. Australian National University – University Archives
8. Australian Science and Technology Heritage Centre
9. Australian Society of Archivists
10. Australian University Archives Online
11. Beijing University Archives
12. Bournemouth University – History of Technology Research Unit Archives
13. British Institute of Radiology Archive
14. British Library Manuscript Collections
15. British Psychoanalytical Society Archives
16. Cambridge University – Henry Martyn Centre – Archive Holdings
17. Cambridge University Library – Dept. of Manuscripts and University Archives
18. Cambridge University Library – Royal Greenwich Observatory Archives
19. Carniege Legacy Project (Washington DC, USA)
20. Centre for Studies in Social Sciences
21. Centre of South Asian Studies – Cambridge South Asian Archive
22. Churchill Archives Centre
23. Danish Data Archives
24. De Montfort University South
25. Ecole Polytechnique Archives
26. Egypt Exploration Society Archives
27. Guidelines for College and University Archives
28. Hong Kong Baptist University Library
29. Hong Kong University of Science and Technology – University Archives
30. Hongik University Archives
31. Hunan University Archives
32. Indian Institute of Technology Roorkee
33. Institut Pasteur Archives (Paris)
34. Institute for Iranian Contemporary Historical Studies –
Pusat Arsip dan Penelitian untuk Studi Sejarah Kontemporer Iran (Dinasti Qajar dan Pahlevi)
35. International Institute of Islamic Thought and Civilization
36. Khon Kaen University Archives
37. Kyoto University Archives
38. Marine Corps University Archives
39. Monash University – Records and Archives Services
40. Murdoch University
41. Nanjing University Archives
42. NASA Historical Archives
43. National Academies Archives
44. National Anthropological Archives
45. National Museum of American History Archives
46. Orang Asli Archive (Keene, NH, USA)
47. Queensland University of Technology (QUT) – Archives and Records Management
48. RMIT University Archives
49. Seool National University Archives
50. Shanghai Jiao Tong University Archives
51. Shiga University – Facolty of Economics – Museum Archives
52. Smithsonian Institution Archives
53. Society of American Archivists (SAA) -- College and Univ. Archives Section
54. Sogang University Archives
55. Southwest Jiaotong University Archives
56. Sumner Archives of D.C. Public Schools
57. Tianjin University Archives
58. Tohoku University Archives
59. Tsinghua University Archives
60. Universiti Kebangsaan Malaysia Archives
61. Universiti Sains Malaysia – Malaysiana and Archives Division
62. University of Adelaide Archives
63. University of Canberra – Lu Rees Archives of Australian’s Children Literature
64. University of Melbourne – Australian Science and Technology Heritage Centre
65. University of Melbourne Archives
66. University of New England and Regional Archives
67. University of New South Wales – Records Administration Section
68. University of New South Wales Archives
69. University of Newcastle Archives
70. University of Queensland Archives in Brisbane
71. University of Sydney – Fisher Library
72. University of Sydney Archives
73. University of Technology Sydney
74. University of Western Australia – Archives and Central Records
75. University of Western Australia – Berndt Museum of Anthropology – Collections
76. University of Wollongong Archives
77. Victoria University – Library Special Collections
78. Victoria University of Technology Archive
79. Waseda University Archives
80. Wuhan University Archives
81.Ministry of Defense - Brunei
E. SOFTWARE ELEKTRONIK MANAJEMEN KEARSIPAN
1. Allied Infotech Corporation
2. AMIG
3. Archivo 300
4. CDS/ISIS
5. Database Constructs
6. DocuVaolt
7. Firehouse Software
8. Eprints Archive Software
9. GNUTECA
10. DSpace Durable Digital Depository
11. Koha Open Source
12. CDSware
13. Open Archives Harvester
14. Greenstone
15. Heritage Companies
16. MidosaOnline
17. MINISIS Inc.
18. Objective Corporation
19. OmniRIM Solutions, Inc.
20. Record Center Software, Inc.
21. SEPIADES (Sepia Data Element Set)
22. SK Visual Knowledge, Inc.
23. The Archivist’s Toolkit
24. Tower Software
25. TrueArc
26. XML Data Format
F. APLIKASI MANAJEMEN ARSIP(DATA) / ELECTRONIC FILING SYSTEM
Electronic Filing System adalah sebuah aplikasi penataan file (catalogeuing) sebagai aplikasi pendukung pada lemari atau gudang arsip. Pada aplikasi ini pendaftaran, pendataan, pencarian, pelaporan, peminjaman dokumen dari lemari/gudang arsip akan diatur secara sistematis dan mudah untuk menghindari resiko dokumen hilang, tertukar, atau terselip (unlocated). Pada aplikasi ini, selain didaftarkan secara tabular dokumen juga dipindai secara digital (dengan scanner device) sehingga instansi atau perusahaan pengguna memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu. aplikasi ini juga diperluas fungsionalitasnya dengan mengintegrasikan sistem barcode pada setiap dokumen sehingga setiap dokumen masuk/keluar (peminjaman) akan didaftarkan (dipindai) secara singkat dengan sebuah device barcode reader.
Daftar Pustaka
http://www.bulirpadi.net/solutions_electronicdocument.htm
Kamis, 19 Februari 2009. 04.20 pm.
http://www.softwarebaru.com/detail_soft.php?id=00001&idkat=Aplikasi%20manajemen%20arsip(data)%20/%20Electronic%20Filing%20System
Kamis, 19 Februari 2009. 04.40 pm.
http://arsiparis.blogspot.com/2008/03/manajemen-arsip-dinamis.html
Kamis, 19 Februari 2009. 05.03 pm.
http://kms.ipb.ac.id
Kamis, 19 Februari 2009. 05.06 pm
http://www.arsipjatim.go.id/web/ARSIP/WebContent/web/makalah_paper/Life_Cycle_of_%20Records.pdf
Jum’at, 20 Frbruari 2009. 05.11pm
http://beta.tnial.mil.id/cakrad_cetak.php?id=356
Jum’at, 20 Februari 2009. 05.20 pm
http://www.mindef.gov.bn/
Sabtu, 21 februari 2009 01.30 pm
http://www.ittelkom.ac.id/library/index.php?option=com_repository&Itemid=34&task=detail&nim=113030240
Sabtu, 21 februari 2009 01.30 pm
A. KONSEP ELEKTRONIK MANAJEMEN ARSIP
Sistem informasi manajemen adalah ‘sebuah metode formal untuk menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen, yang diperlukan untuk mempermudaj proses pengambilan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian, dan operasioanl organisasi yang bersangkutan dapat dilaksanakan secara efektif’ (JAMES a.f. Stoner / Charles Wankel, Manajemen, hal:296).
Arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) adalah arsip – arsip yang diolah dan disimpan dalam satu format dimana hanya mesin computer yang hanya bisa memprosesnya.
Sedangkan menurut Australian Archives, arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara, sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfe dan diolah di dalam dan diantara system computer
Elektronik manajemen arsip adalah sebuah metode formal untuk menyediakan, menangani penyimpanan arsip yang akurat dan tepat waktu, yang diperlukan untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian, dan operasioanl organisasi yang bersangkutan dapat dilaksanakan secara efektif dalam bentuk data dan images berbasis digital.
Tujuan penggunaan teknologi otomasi/komputerisasi dalam sistem informasi manajemen dan ukuran keberhasilannya. Tujuan sistem informasi manajemen adalah ‘memberikan informasi yang benar, dan pada waktu yang tepat kepada pimpinan/manajer’. Dalam rancangan/mendesain ataupun usaha ke arah penyempurnaan sistem informasi ada hal-hal yang perlu diperhatikan, yaitu apakah manfaat dari sistem informasi itu dapat membenarkan atau sebanding dengan biaya yang timbul. Akan tetapi, efisien dan efektif terkadang tidak dapat dipertemukan, kefektifan biaya dari suatu nilai informasi itu sulit dikualifikasi. Jadi, ukuran nilai tidak semata-mata terletak pada berapa besar biayanya, namun terletak pada berapa besar peran serta sistem informasi dalam penyempurnaan kegiatan organisasi. Sekarang kita lihat, apa hubungannya antara manajemen kearsipan dengan sistem informasi manajemen, dan bagaimana arsip dapat diubah aset yang bernilai jual.
Hubungan antara menajemen kearsipan dengan sistem informasi manajemen dapat dilihat pada dua hal seperti dikatakan oleh Milburn D. Smith dalam Information And Records Management, yaitu pertama manajemen arsip dinamis makin menaruh perhatian yang tinggi dengan digunakannya sistem informasi manajemen
terkomputerisasi pada penyimpanan dan penemuan kembali informasi, dan kedua bahwa sistem informasi manajemen tidak hanya bergantung pada keahlian komputer saja tetapi lebih dari itu bahwa masih diperlukan lagi petugas yang mengelola informasi secara keseluruhan di suatu organisasi. Sehingga dapat dikatakan bahwa manajemen arsip dinamis merupakan fungsi khusus yang sangat menentukan dalam mendukung pengambilan keputusan yaitu dengan penyimpanan fisik arsip dan penemuan kembalinya. Jadi otomasi akan berjalan bila sistem manual telah tertata baik.
Data arsip elektronik disimpan dalam komputer dalam bentuk denyut elektronik atau magnetik yang tidak dapat disaksikan oleh mata manusia. Denyutan tersebut menghasilkan tanda pengenal yang cocok untuk sistem binary yang menjadi dasar pencatatan dan penyimpanan data komputer.
Kode binary yang sering dipakai adalah EBCDIC (Extend Binary Coded Decimal Interchange) sehingga arsip elektronik yang berisi informasi yang disimpan secara elektronik dalam berbagai format fisiknya seperti pita magnetis, disk, optical disk dsb. Dalam bidang kearsipan komputer digunakan untuk mengendalikan arsip (records control), dan menciptakan arsip (generated records) (Djoko Oetomo, 1993).
Demikian pula seperti yang dikatakan oleh Yulianti K. Parani dalam makalahnya Penyelamatan Sumber Sejarah dari Tata Kearsipan Elektronik, bahwa ‘komputerisasi kearsipan’ meliputi:
1. Tata perkantoran
• Words processing
• Electronic mail
• Keuangan dan kepegawaian
2. Sistem informasi
• Pengendalian (penyusutan, lokasi arsip, penilikan arsip, dan peminjaman arsip)
• Jalan masuk
• Inventaris
Ron Elliot dalam Seminar on Records Management yang diselenggarakan oleh CIDA – ASEAN dengan judul makalah Automation in Records Management, menyatakan bahwa implikasiotomasi dalam manajemen arsip dinamis berperan dalam:
1. Information integrity
2. Finding files (indexing)
3. Security and privacy
4. Archival aspects (historical value)
5. Scheduling/disposal
6. Corporate level retrieval
7. Link to paper files
8. Back ups
B. PENERAPAN MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIKA
Penataan dan penyimpanan dokumen seringkali merupakan prioritas terakhir, tidak heran karena masih banyak orang menganggap hal tersebut kurang penting. Padahal tanpa penataan dan penyimpanan yang baik, kita bisa kehilangan kesempatan akibat informasi yang hilang atau terlambat.
Pertumbuhan dokumen semakin hari semakin meningkat demikian pula kertas-kertas telegram sesuai dengan perkembangan suatu organisasi. Apalagi beberapa jenis dokumen seperti kertas telegram yang digunakan oleh Satopskom Diskomlekal sebagai kertas untuk kirim/terima berita baik untuk rahasia maupun biasa yang disimpan sampai lebih dari 10 tahun mengakibatkan kebutuhan ruangan penyimpanan yang semakin luas dan memerlukan biaya tinggi. Dapat dibayangkan ketika salah satu dokumen itu diperlukan, bagaimana mencarinya dan dalam waktu beberapalama.
Oleh karena itu pengelolaan dokumen merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efisiensi kerja.
Mempelajari kebutuhan pengarsipan organisasi pada masa kini telah dibuat sistem dengan menggunakan peralatan elektronik (hardware maupun software) dalam mengalihmediakan kertas telegram sebagai hardcopy kebentuk dokumen elektronik atau digital.
Dalam pelaksanaan alih media tersebut dibutuhkan suatu peralatan pada kondisi minimal sebagai berikut :
a. Personal Komputer, spesifikasi :
• Processor Intel P4 2,8 HT
• Mainboard Asus P4 P 800
• Memori DDRAM 512x2 PC 2700
• HDD Seagate 80 GB
• FDD Panasonic 3,5 “
• CDROM Asus 52 x, VGA Geforce 2
• Monitoring Samsung 15"
b. Sistem Operasi : Win 2000/XP Pro
c. Software Aplikasi PC :
• Microsof Office 2000
• Visual Basic ver 6.0
• Password
• Adhop photo shop
d. Scanner, spesifikasi :
• Scanning : CCD
• Optical res. 2400 x 4800 dpi
• Max resolution 9600 dpi
• 48 bit color processing
• USB interface
• Speed : A4/600 dpi 4,5 msec/line
• Fare Technology
• Built in. Film Adapter
e. Printer HP Laser Jet 1010
f. CD Read/write
C. PERANAN, KELEBIHAN DAN KEKURANGAN MANAJEMEN ARSIP DIGIT
Pada bidang kearsipan teknologi informasi telah berperan penting dengan ditandai munculnya Electronic Document (e-doc) atau Arsip Digital yang merupakan bagian dari arsip media baru.
Electronic Document (e-doc) atau Arsip Digital adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog maupun digital yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik lain. Informasi yang dimaksud tersebut bisa berupa tulisan, suara, gambar, foto, atau perforasi yang memiliki suatu makna tertentu.
Setiap institusi formal, baik pemerintah maupun swasta, kegiatannya biasanya akan menghasilkan arsip. Arsip ini berisi rekaman informasi seputar kegiatan tersebut dan juga merupakan memori institusi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar tetap terjaga keutuhan informasinya.
Kelebihan Manajemen Arsip Digital :
1. Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip.
2. Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dll.
3. Pengoperasian sangat mudah.
4. Tempatnya access control (password)
5. Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus
6. Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak
7. Adanya fasilitas antivirus.
8. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
9. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
10. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
11. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
12. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
13. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
Kekurangan Manajemen Arsip Digital :
1. Sangat tergantung pada hubungan listrik.
2. SDM harus mampu mengoperasikan komputer.
3. Rentan terhadap virus komputer
D. INSTITUSI YANG SUDAH MENGGUNAKAN SISTIM ELEKTRONIK MANAJEMEN ARSIP
1. Abbotsleigh School Archives in Wahroonga, New South Wales
2. American Association for the Advancement of Science (AAAS) Archives
3. Archives and Research Centre for Ethnomusicology
4. Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) Yogyakarta Indonesia
5. Ateneo de Manila University – Rizal Library
6. Australian Institute of Aboriginal and Torres Strait Islander Studies (AIATSIS)-Archives
7. Australian National University – University Archives
8. Australian Science and Technology Heritage Centre
9. Australian Society of Archivists
10. Australian University Archives Online
11. Beijing University Archives
12. Bournemouth University – History of Technology Research Unit Archives
13. British Institute of Radiology Archive
14. British Library Manuscript Collections
15. British Psychoanalytical Society Archives
16. Cambridge University – Henry Martyn Centre – Archive Holdings
17. Cambridge University Library – Dept. of Manuscripts and University Archives
18. Cambridge University Library – Royal Greenwich Observatory Archives
19. Carniege Legacy Project (Washington DC, USA)
20. Centre for Studies in Social Sciences
21. Centre of South Asian Studies – Cambridge South Asian Archive
22. Churchill Archives Centre
23. Danish Data Archives
24. De Montfort University South
25. Ecole Polytechnique Archives
26. Egypt Exploration Society Archives
27. Guidelines for College and University Archives
28. Hong Kong Baptist University Library
29. Hong Kong University of Science and Technology – University Archives
30. Hongik University Archives
31. Hunan University Archives
32. Indian Institute of Technology Roorkee
33. Institut Pasteur Archives (Paris)
34. Institute for Iranian Contemporary Historical Studies –
Pusat Arsip dan Penelitian untuk Studi Sejarah Kontemporer Iran (Dinasti Qajar dan Pahlevi)
35. International Institute of Islamic Thought and Civilization
36. Khon Kaen University Archives
37. Kyoto University Archives
38. Marine Corps University Archives
39. Monash University – Records and Archives Services
40. Murdoch University
41. Nanjing University Archives
42. NASA Historical Archives
43. National Academies Archives
44. National Anthropological Archives
45. National Museum of American History Archives
46. Orang Asli Archive (Keene, NH, USA)
47. Queensland University of Technology (QUT) – Archives and Records Management
48. RMIT University Archives
49. Seool National University Archives
50. Shanghai Jiao Tong University Archives
51. Shiga University – Facolty of Economics – Museum Archives
52. Smithsonian Institution Archives
53. Society of American Archivists (SAA) -- College and Univ. Archives Section
54. Sogang University Archives
55. Southwest Jiaotong University Archives
56. Sumner Archives of D.C. Public Schools
57. Tianjin University Archives
58. Tohoku University Archives
59. Tsinghua University Archives
60. Universiti Kebangsaan Malaysia Archives
61. Universiti Sains Malaysia – Malaysiana and Archives Division
62. University of Adelaide Archives
63. University of Canberra – Lu Rees Archives of Australian’s Children Literature
64. University of Melbourne – Australian Science and Technology Heritage Centre
65. University of Melbourne Archives
66. University of New England and Regional Archives
67. University of New South Wales – Records Administration Section
68. University of New South Wales Archives
69. University of Newcastle Archives
70. University of Queensland Archives in Brisbane
71. University of Sydney – Fisher Library
72. University of Sydney Archives
73. University of Technology Sydney
74. University of Western Australia – Archives and Central Records
75. University of Western Australia – Berndt Museum of Anthropology – Collections
76. University of Wollongong Archives
77. Victoria University – Library Special Collections
78. Victoria University of Technology Archive
79. Waseda University Archives
80. Wuhan University Archives
81.Ministry of Defense - Brunei
E. SOFTWARE ELEKTRONIK MANAJEMEN KEARSIPAN
1. Allied Infotech Corporation
2. AMIG
3. Archivo 300
4. CDS/ISIS
5. Database Constructs
6. DocuVaolt
7. Firehouse Software
8. Eprints Archive Software
9. GNUTECA
10. DSpace Durable Digital Depository
11. Koha Open Source
12. CDSware
13. Open Archives Harvester
14. Greenstone
15. Heritage Companies
16. MidosaOnline
17. MINISIS Inc.
18. Objective Corporation
19. OmniRIM Solutions, Inc.
20. Record Center Software, Inc.
21. SEPIADES (Sepia Data Element Set)
22. SK Visual Knowledge, Inc.
23. The Archivist’s Toolkit
24. Tower Software
25. TrueArc
26. XML Data Format
F. APLIKASI MANAJEMEN ARSIP(DATA) / ELECTRONIC FILING SYSTEM
Electronic Filing System adalah sebuah aplikasi penataan file (catalogeuing) sebagai aplikasi pendukung pada lemari atau gudang arsip. Pada aplikasi ini pendaftaran, pendataan, pencarian, pelaporan, peminjaman dokumen dari lemari/gudang arsip akan diatur secara sistematis dan mudah untuk menghindari resiko dokumen hilang, tertukar, atau terselip (unlocated). Pada aplikasi ini, selain didaftarkan secara tabular dokumen juga dipindai secara digital (dengan scanner device) sehingga instansi atau perusahaan pengguna memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu. aplikasi ini juga diperluas fungsionalitasnya dengan mengintegrasikan sistem barcode pada setiap dokumen sehingga setiap dokumen masuk/keluar (peminjaman) akan didaftarkan (dipindai) secara singkat dengan sebuah device barcode reader.
Daftar Pustaka
http://www.bulirpadi.net/solutions_electronicdocument.htm
Kamis, 19 Februari 2009. 04.20 pm.
http://www.softwarebaru.com/detail_soft.php?id=00001&idkat=Aplikasi%20manajemen%20arsip(data)%20/%20Electronic%20Filing%20System
Kamis, 19 Februari 2009. 04.40 pm.
http://arsiparis.blogspot.com/2008/03/manajemen-arsip-dinamis.html
Kamis, 19 Februari 2009. 05.03 pm.
http://kms.ipb.ac.id
Kamis, 19 Februari 2009. 05.06 pm
http://www.arsipjatim.go.id/web/ARSIP/WebContent/web/makalah_paper/Life_Cycle_of_%20Records.pdf
Jum’at, 20 Frbruari 2009. 05.11pm
http://beta.tnial.mil.id/cakrad_cetak.php?id=356
Jum’at, 20 Februari 2009. 05.20 pm
http://www.mindef.gov.bn/
Sabtu, 21 februari 2009 01.30 pm
http://www.ittelkom.ac.id/library/index.php?option=com_repository&Itemid=34&task=detail&nim=113030240
Sabtu, 21 februari 2009 01.30 pm
Komentar